Digital Transformation, cos’è e come l’azienda ne diventa protagonista

La Digital Transformation è in testa tra le priorità di investimento in ambito IT delle grandi imprese. Una tendenza in crescita: se nel 2020 lo dichiarava il 54% delle organizzazioni con più di 2.000 dipendenti, nel 2023 la pensava così il 56% (fonte: Statista). Il dato può sorprendere se si prendono in considerazione quali sono le altre voci in gioco: nel 2021, si posizionano in secondo piano, seppur di poco, le iniziative di cybersecurity (50%), migrazione su cloud (48%), miglioramento della customer experience (29%) e taglio dei costi (27%).  

D’altra parte, le ragioni di questa urgenza sono davanti ai nostri occhi, ogni giorno. Dalle notizie del mattino fino alla spesa alimentare, dai programmi scolastici alle riunioni tra collaboratori, per tanti di noi la maggior parte delle attività quotidiane avviene attraverso strumenti e canali digitali. Alle imprese non resta che evolversi per navigare questa rinnovata sfera di normalità. Ma come un’organizzazione ne riesce a diventare protagonista e cogliere realmente tutte le opportunità?  

Cos’è la digital transformation

La digital transformation è il processo di cambiamento organizzativo, economico e sociale abilitato dall’adozione e dallo sviluppo delle tecnologie digitali. In ambito aziendale, con l’espressione si fa riferimento a una serie di cambiamenti apportati dalla tecnologia, tali da aumentare l’efficienza, migliorare l’agilità e creare nuovo valore per dipendenti, clienti e azionisti. Per molte aziende, la digital transformation richiede di superare i tradizionali meccanismi organizzativi e di processo, per abbracciare un approccio più collaborativo e sperimentale. 

Un diverso approccio al lavoro da parte di tutta l’organizzazione può infatti portare alla scoperta di nuove soluzioni che, a loro volta, possono migliorare l’esperienza dei clienti, guidare l’innovazione dei dipendenti e stimolare la crescita dell’azienda. La digital transformation impone un drastico cambiamento dei modelli di azione, che ha effetto sulle competenze, sui ruoli professionali, sulle performance e sui processi di sviluppo interni all’azienda. 

Digital Transformation, molto più di digitalizzazione  

Innanzi tutto, è da sottolineare che il termine Digital Transformation non deve essere inteso esclusivamente come l’azione di digitalizzazione dei processi e degli strumenti aziendali. Secondo uno studio condotto da McKinsey nel 2021, il 70% dei piani mirati alla trasformazione digitale è fallito. Il motivo sottostante sarebbe che alla base di questa evoluzione spesso manca la mentalità adeguata (digital mindset) della popolazione aziendale nel recepire e sfruttare le opportunità che questa ondata di novità porta con sé. Digital Transformation dunque non è un semplice sinonimo di “digitalization”. 

Da qui, ne discende una definizione larga: secondo le parole di George Westerman, ricercatore del MIT e autore di un libro sul tema, la Digital Transformation è “un ripensamento radicale di come un’organizzazione usa la tecnologia, le persone e i processi per migliorare le proprie performance”. Si tratta quindi di una strategia di ampio respiro e lungo termine, che premia solo le imprese più consapevoli e capaci.  

I benefici attesi? I dati, raccolti da McKinsey, evidenziano che la trasformazione digitale consente di sviluppare capacità organizzative e tecnologiche all’interno di un'azienda tali da migliorare continuamente l'esperienza del cliente e ridurre i costi unitari, sostenendo nel tempo un vantaggio competitivo.

Quali sono i pilastri della digital transformation

Per attuare con successo una strategia di trasformazione digitale, è essenziale adottare un approccio olistico: ogni componente dell’organizzazione deve lavorare in sinergia con le altre per realizzare il cambiamento sperato e migliorare i risultati aziendali. Per questa ragione, si ritiene che la digital transformation debba poggiare sui tre pilastri teorizzati dall’esperto di business management Harold Leavitt già nei primi anni Sessanta nello studio “Applied Organization Change in Industry”. Il cosiddetto “PPT framework” suggerisce di intervenire su:

• persone: investire nella formazione dei dipendenti, creare un ambiente che incoraggi la creatività e la sperimentazione e promuovere un senso di appartenenza è fondamentale per guidare il cambiamento; se i dipendenti si sentono parte della trasformazione, sono più propensi ad abbracciare il cambiamento e a contribuire al percorso di trasformazione;  
• processi: per ripensare i processi in chiave digitale occorre snellire le operazioni, automatizzare i flussi di lavoro e adottare metodologie agili; riprogettare i processi permette inoltre alle aziende di eliminare ridondanze e colli di bottiglia, per migliorare l’efficienza operativa e aumentare la produttività; 
• tecnologie: veri abilitatori della digital transformation, le giuste tecnologie sono essenziali per produrre un reale cambiamento; la scelta dello stack tecnologico, capace di integrarsi con i sistemi già in uso e al contempo di far crescere l’organizzazione, è dunque strategica per allinearsi agli obiettivi a lungo termine dell’azienda e per rispondere alle esigenze dei clienti e alle tendenze di mercato.

Esempi di trasformazione digitale in azienda

La digital transformation può essere applicata a qualsiasi settore e a qualsiasi funzione aziendale. Indipendentemente dalle dimensioni o dalla complessità interna, è infatti possibile ricavare vantaggi concreti dalla scelta di intraprendere un percorso di trasformazione anche soltanto su singoli processi o segmenti di attività.

Un’azienda potrebbe, ad esempio, voler migliorare l’organizzazione interna dei processi e la comunicazione tra i reparti. In questo caso, la dematerializzazione della gestione degli ordini o l’automazione dei contatti con i clienti attraverso l’introduzione di strumenti digitali potrebbe migliorare la collaborazione tra i team e la produttività dei dipendenti. 

Allo stesso modo, un’organizzazione che volesse rendere più efficiente il processo di vendita potrebbe decidere di digitalizzarlo, affidandosi all’analisi dei dati per classificare i potenziali clienti in base al valore che potrebbero portare all’azienda, oppure optare per la creazione di un e-commerce e sviluppare l’utilizzo dei social media, per raggiungere nuovi clienti e migliorare la comunicazione con quelli esistenti. 

Spesso il più classico e il più complesso degli approcci alla digital transformation riguarda proprio la produzione: digitalizzare i processi produttivi, automatizzando le linee con l’inserimento di robotic process automation e Internet of Things per eliminare le attività ripetitive degli operatori, è per molte aziende manifatturiere la strada per migliorare la qualità dei prodotti e ridurre i costi.

Le strategie per attuare in azienda la trasformazione digitale

Le aziende di ogni dimensione si stanno orientando verso la trasformazione digitale, attirate dai benefici promessi dal cambiamento in ottica digitale di persone, processi e tecnologie. Tuttavia, per attuare davvero il cambiamento occorre una chiara strategia: sviluppare una roadmap a breve e lungo termine è il metodo migliore per tenere traccia dei risultati ottenuti in ogni fase della trasformazione e raggiungere il pieno potenziale digitale dell’azienda.

Il primo passo, dunque, è essere allineati sull’obiettivo. La trasformazione digitale è spesso complessa, coinvolge più reparti e ha un impatto sulle attività quotidiane dei dipendenti: è quindi fondamentale che tutta l’organizzazione abbia ben chiari gli obiettivi da raggiungere e le sfide da affrontare. Si è dimostrato utile poi considerare i progetti di trasformazione digitale, in un’ottica “modulare”, adottando un approccio step by step che consente di ottenere rapidamente i primi risultati e di moltiplicare poi il valore su scala.

Nell’affidarsi a partner tecnologici o di processo, è importante selezionare esperti che completino, aumentino e rendano possibile la trasformazione digitale così come immaginata dall’organizzazione. La competenza del settore è, infatti, un elemento critico: bisogna scegliere partner con esperienza, conoscenza e un background specifico sul settore di riferimento dell’azienda. 

Infine, è essenziale definire KPI per ogni progetto e assicurarsi che ogni dipartimento sia consapevole e responsabile di ciò che deve essere consegnato per passare allo step successivo. È utile incentivare il feedback per garantire che l’intera organizzazione proceda allo stesso ritmo, sviluppando la strategia di trasformazione digitale.

Sfide e opportunità per l’azienda che ambisce all’evoluzione 

La strada per raggiungere questi obiettivi è lunga e impervia. Soprattutto per le aziende italiane, invischiate già da qualche tempo in un contesto dove anche il solo processo di digitalizzazione, nella sua più limitata accezione, è in cronico ritardo. Ma quando si parla di innovazione digitale le criticità sono forti anche all’interno delle stesse imprese. 

Secondo una ricerca degli Osservatori Startup Thinking e Digital Transformation Academy della School of Management del Politecnico di Milano

• il 47% delle grandi imprese non ha un adeguato livello di competenze digitali all’interno dell’organizzazione;
• il 44% deve superare la reticenza delle persone ad adottare strumenti e soluzioni digitali per supportare l’attività lavorativa o favorire lo sviluppo di innovazione;
• il 34% ha difficoltà ad attrarre e acquisire dall’esterno professionalità con adeguate competenze STEM e digitali. 

C’è però una nota positiva: quando si parla di Digital Transformation, l’emergenza Coronavirus è stata più di stimolo che di ostacolo. Anche se un’azienda su quattro ha dovuto ridurre il budget per i progetti di innovazione, il 23% lo ha aumentato e, tra queste, il 2% lo ha fatto per oltre il 25% rispetto all’anno precedente. Quando è così, si decide di puntare su una strategia che unisce l’introduzione di nuove tecnologie (ai primi posti, Information Security, Big Data Analytics, eCommerce, sistemi di Smart Working e Cloud) con un piano di Corporate Entrepreneurship, un tema sempre più attuale e sentito dalle imprese.  

Dunque, per superare le criticità e navigare sull’onda dell’accelerazione digitale post-pandemica, un piano di Digital Transformation efficace oggi deve agire in più direzioni. Si muove dal basso e dall’alto, sia attraverso l’introduzione di strumenti e processi digitali e digitalizzati, capaci di aumentare il livello di flessibilità, efficacia e controllo della produttività, sia per mezzo di una solida azione di coinvolgimento e formazione altamente specializzata del personale, personale che deve sempre includere leader capaci di guidare alla concretizzazione di una visione futura e, allo stesso tempo, team di lavoro pronti a recepire i nuovi stimoli.