Essere Project manager: le 4 competenze fondamentali da acquisire

Per essere project manager è oggi più che mai necessario possedere una combinazione di capacità e competenze che spaziano dall’ambito tecnico a quello manageriale, passando per quello relazionale.  

Solo l’integrazione di skill metodologiche e manageriali permette a chi ricopre questo ruolo di riuscire a negoziare risorse, impegni, scadenze, attività, tempi e costi e soprattutto limitare gli inevitabili conflitti che insorgono durante il lavoro. Dopo tutto, essere project manager significa anche questo: migliorare la motivazione del team e allo stesso tempo rafforzare la propria leadership. 

Cosa significa essere project manager nell’era della projectification

Da sempre i principali compiti di un project manager riguardano la gestione del progetto, che include la pianificazione, la coordinazione e il monitoraggio, oltre che la gestione delle relazioni all’interno del team.

Nelle varie fasi di lavoro è necessario anche coordinare una pluralità di risorse che dispongono di tutte le competenze tecniche necessarie per raggiungere il successo, ma che spesso parlano lingue diverse. L’obiettivo, dunque, è quello di portare a conclusione il progetto rispettando scadenze e budget. Infine, quando possibile, è importante trasmettere al proprio team di lavoro una sensazione di soddisfazione e fierezza. 

Negli ultimi anni, questo ruolo già importante all’interno dell’organizzazione aziendale è diventato ancora più fondamentale perché è cambiato il modo di operare. Si è infatti passati da una logica basata sui processi ad una fondata su progetti. Questo fenomeno, chiamato projectification, è emerso soprattutto a partire da alcuni fattori quali la digital transformation e la sempre maggiore centralità dei bisogni dei clienti, sempre più difficili da soddisfare. Il risultato è stato la trasformazione del ruolo del project manager. Sono aumentate le responsabilità ed è aumentato il potere nelle mani di questa figura professionale sempre più ricercata da tutte le organizzazioni che desiderano adottare il nuovo paradigma. 

Le 4 competenze fondamentali per il project management 

In qualsiasi ambito e settore diventa necessario avere un project manager di valore. Chi vuole esserlo deve dimostrare di possedere quattro competenze fondamentali per una gestione di progetto di successo. 

Pianificazione 

Per raggiungere il risultato desiderato è necessario stendere un piano strategico che non solo rappresenti il percorso da seguire durante i lavori ma che contempli anche uno studio di fattibilità del progetto.  

Nella pianificazione, il project manager deve mostrarsi in grado di rispettare le scadenze, organizzare le risorse e le attività necessarie per la realizzazione del progetto entro le tempistiche prefissate. Non è necessario essere gli autori dell’idea iniziale, bensì saper tracciare il percorso per tradurre una semplice idea in un successo per l’azienda. 

Gestione dei rischi 

Gestire e prevedere possibili rischi per la riuscita di un progetto è un’altra delle capacità considerate fondamentali nel project management, soprattutto dopo che l’imprevedibile crisi sanitaria e la conseguente e prevedibile crisi economica hanno messo in difficoltà diverse organizzazioni.  

Per essere project manager è necessario da un lato saper analizzare costantemente i potenziali rischi preparando un piano di mitigazione per contrastarli, dall’altro saper gestire quelli già in corso individuando soluzioni per evitare che si perdano tempo, denaro ed energie, e che il progetto prenda direzioni diverse da quelle desiderate. In questo ambito, le capacità di problem solving sono strettamente legate a quelle di risk management e altrettanto fondamentali. 

Comunicazione 

È molto importante saper comunicare in modo chiaro e preciso ciò che è di rispettivo interesse riguardo al progetto in corso, sia nei confronti del team che verso il cliente. Per farlo in modo opportuno e puntuale si definisce un piano ad hoc e si adottano degli strumenti per il controllo delle performance comunicative. Per questo motivo, è necessario mostrare una certa padronanza delle tecniche di data visualization e degli strumenti di data management.  

Non si può essere un buon project manager se non si comprende il valore della comunicazione nei progetti, l’importanza di fornire al team informazioni dettagliate e feedback sul lavoro svolto e agli stakeholder i dati sull’andamento generale, soprattutto relativi al ROI. 

Leadership trasformazionale 

Nell’era della projectification, essere project manager significa essere un vero leader. In questo nuovo contesto, serve ridefinire il proprio modello di leadership e adattarlo alle dinamiche specifiche interne, segnando il passaggio dalla logica transazionale a quella trasformazionale.  

Dal tradizionale rapporto responsabile e subordinato, basata sul modello del comando e controllo si deve passare ad una leadership che motiva le persone regalando loro una visione, diventando un modello d’ispirazione per il team e creando le migliori condizioni perché cresca e dia il meglio.